Saat ini teknologi semakin canggih dan memudahkan kita untuk melakukan berbagai aktivitas. Salah satu yang paling sering kita lakukan adalah mengirim email. Email menjadi salah satu sarana komunikasi yang paling banyak digunakan saat ini. Dalam tulisan ini akan dijelaskan cara menulis email kepada orang lain.
Mulai dengan Salam
Sebelum menulis email, hal pertama yang harus dilakukan adalah memberikan salam kepada orang yang akan menerima email. Salam yang diberikan bisa berupa “Halo”, “Salam”, “Selamat Pagi”, atau lainnya. Memberikan salam ini bertujuan untuk memulai percakapan dengan orang tersebut.
Tentukan Tujuan Email
Setelah memberikan salam, selanjutnya tentukan tujuan email yang akan ditulis. Apakah email tersebut untuk memberikan informasi, meminta informasi, atau lainnya. Tentukan tujuan dengan jelas agar orang yang menerima email bisa memahami dengan baik apa yang ingin disampaikan.
Tulis Pesan dengan Jelas dan Singkat
Setelah menentukan tujuan email, selanjutnya tulis pesan dengan jelas dan singkat. Hindari penggunaan kalimat yang bertele-tele dan sulit dipahami. Gunakan kalimat yang sederhana dan mudah dipahami agar orang yang menerima email bisa memahami isi pesan dengan baik.
Jangan Lupa untuk Memberikan Penutup
Setelah menulis pesan, jangan lupa untuk memberikan penutup. Penutup yang diberikan bisa berupa “Terima Kasih”, “Salam Hangat”, atau lainnya. Memberikan penutup ini bertujuan untuk menunjukkan sopan santun dalam berkomunikasi dengan orang lain.
Tambahkan Tanda Tangan
Setelah memberikan penutup, jangan lupa untuk menambahkan tanda tangan. Tanda tangan bisa berupa nama, jabatan, atau lainnya. Tanda tangan ini juga bertujuan untuk menunjukkan bahwa email tersebut benar-benar dikirim oleh orang yang seharusnya.
Gunakan Bahasa yang Sopan
Saat menulis email, gunakan bahasa yang sopan dan tidak kasar. Hindari penggunaan kata-kata yang tidak pantas atau tidak sopan. Gunakan bahasa yang santun agar orang yang menerima email merasa nyaman dalam membaca pesan tersebut.
Perhatikan Pilihan Kata
Perhatikan pilihan kata yang digunakan dalam email. Gunakan kata-kata yang mudah dipahami dan tidak membuat orang lain bingung. Hindari penggunaan kata-kata yang sulit dipahami atau asing bagi orang lain.
Hindari Penggunaan Huruf Kapital Berlebihan
Hindari penggunaan huruf kapital berlebihan dalam email. Penggunaan huruf kapital yang berlebihan dapat membuat pesan terlihat kasar dan tidak sopan. Gunakan huruf kapital dengan bijak dan pada tempat yang tepat saja.
Sertakan Lampiran Jika Diperlukan
Jika email yang akan dikirimkan memerlukan lampiran, sertakan lampiran tersebut. Lampiran yang diberikan harus relevan dengan isi pesan agar orang yang menerima email bisa memahami dengan baik apa yang ingin disampaikan.
Perhatikan Kualitas Lampiran
Perhatikan kualitas lampiran yang akan dikirimkan. Pastikan lampiran yang dikirimkan memiliki kualitas yang baik agar orang yang menerima email bisa membuka dan membaca lampiran dengan baik.
Jangan Mengirim Email Berlebihan
Jangan mengirim email secara berlebihan kepada orang lain. Mengirim email secara berlebihan dapat membuat orang lain merasa terganggu dan tidak nyaman. Kirimlah email hanya jika memang benar-benar diperlukan.
Tanyakan jika Ada Pertanyaan
Jika ada pertanyaan terkait isi pesan, jangan ragu untuk menanyakan kepada orang yang menerima email. Tanyakan dengan sopan dan jelas agar orang yang menerima email bisa menjawab dengan baik dan memahami apa yang ingin ditanyakan.
Periksa Kembali Sebelum Mengirim
Sebelum mengirim email, pastikan pesan yang ditulis sudah jelas dan tidak ada kesalahan. Periksa kembali penulisan, tanda baca, dan lainnya agar email yang dikirimkan mudah dipahami oleh orang yang menerima email.
Hindari Penggunaan Emoji Berlebihan
Hindari penggunaan emoji berlebihan dalam email. Penggunaan emoji yang berlebihan dapat membuat pesan terlihat kurang profesional. Gunakan emoji dengan bijak dan pada tempat yang tepat saja.
Jangan Menggunakan Kata-kata yang Merendahkan
Jangan menggunakan kata-kata yang merendahkan dalam email. Penggunaan kata-kata yang merendahkan dapat membuat orang yang menerima email merasa tersinggung dan tidak nyaman. Gunakan kata-kata yang sopan dan menghargai orang lain.
Gunakan Bahasa yang Sesuai
Gunakan bahasa yang sesuai dengan orang yang akan menerima email. Jika orang yang menerima email tidak mengerti bahasa Inggris, maka gunakan bahasa Indonesia. Hindari penggunaan bahasa yang tidak sesuai dengan orang yang akan menerima email.
Sertakan Informasi Kontak
Sertakan informasi kontak seperti nomor telepon atau email untuk memudahkan orang lain dalam menghubungi kita. Sertakan informasi kontak yang jelas dan mudah dihubungi.
Sertakan Informasi yang Relevan
Sertakan informasi yang relevan dengan isi pesan. Hindari penggunaan informasi yang tidak relevan atau tidak penting. Sertakan informasi yang bisa membantu orang lain dalam memahami isi pesan dengan baik.
Perhatikan Waktu Pengiriman
Perhatikan waktu pengiriman email. Jangan mengirim email pada jam-jam yang tidak tepat seperti pada malam hari atau saat hari libur. Kirimlah email pada waktu yang tepat agar orang yang menerima email bisa membaca pesan dengan baik.
Hindari Penggunaan Kata-kata Kasar
Hindari penggunaan kata-kata kasar dalam email. Penggunaan kata-kata kasar dapat membuat orang yang menerima email merasa tersinggung dan tidak nyaman. Gunakan kata-kata yang sopan dan menghargai orang lain.
Jangan Menggunakan Kata-kata Yang Menyinggung
Jangan menggunakan kata-kata yang menyinggung dalam email. Penggunaan kata-kata yang menyinggung dapat membuat orang yang menerima email merasa tidak nyaman dan tidak menyenangkan. Gunakan kata-kata yang sopan dan menghargai orang lain.
Akhir Kata
Dengan mengikuti beberapa tips di atas, diharapkan bisa membantu dalam menulis email kepada orang lain. Selain itu, kita juga harus menghargai orang lain dan menggunakan bahasa yang sopan dalam berkomunikasi. Terima kasih sudah membaca artikel ini dan sampai jumpa kembali di artikel menarik lainnya.