Apa itu Bukti Kas Keluar?
Sebelum membahas mengenai pihak yang berwenang untuk mengotorisasi bukti kas keluar, pertama-tama kita harus memahami apa itu bukti kas keluar. Bukti kas keluar merupakan salah satu dokumen akuntansi yang digunakan untuk mencatat pengeluaran uang dari kas atau rekening bank.
Pentingnya Bukti Kas Keluar
Bukti kas keluar sangat penting dalam sebuah perusahaan atau usaha. Dengan adanya bukti kas keluar, perusahaan dapat memantau dan mengendalikan pengeluaran uang yang dilakukan oleh karyawan atau pihak lain yang berkepentingan. Selain itu, bukti kas keluar juga dapat digunakan sebagai alat untuk melakukan audit internal dan eksternal.
Pihak Yang Berwenang Untuk Mengotorisasi Bukti Kas Keluar
Pihak yang berwenang untuk mengotorisasi bukti kas keluar tergantung pada kebijakan perusahaan atau usaha tersebut. Namun, secara umum, pihak yang berwenang untuk mengotorisasi bukti kas keluar adalah manajer keuangan atau bendahara.
Manajer Keuangan
Manajer keuangan adalah orang yang bertanggung jawab atas pengelolaan keuangan perusahaan atau usaha. Salah satu tugasnya adalah mengotorisasi bukti kas keluar sebelum pengeluaran uang dilakukan. Manajer keuangan harus memastikan bahwa pengeluaran uang yang dilakukan sesuai dengan kebijakan perusahaan atau usaha dan tidak melanggar aturan yang berlaku.
Bendahara
Bendahara merupakan orang yang bertugas untuk mengelola kas atau rekening bank perusahaan atau usaha. Sebelum melakukan pengeluaran uang, bendahara harus mendapatkan persetujuan dari manajer keuangan dan mengotorisasi bukti kas keluar. Bendahara juga harus memastikan bahwa bukti kas keluar tersebut diisi dengan lengkap dan benar sebelum diserahkan ke manajer keuangan untuk divalidasi.
Kepala Bagian
Selain manajer keuangan dan bendahara, kepala bagian juga dapat menjadi pihak yang berwenang untuk mengotorisasi bukti kas keluar. Biasanya, kepala bagian yang memiliki wewenang untuk mengotorisasi bukti kas keluar adalah kepala bagian yang terkait dengan pengeluaran uang tersebut. Misalnya, jika pengeluaran uang terkait dengan pembelian barang, maka kepala bagian yang terkait dengan pembelian barang tersebut yang akan mengotorisasi bukti kas keluar.
Pimpinan Perusahaan
Pimpinan perusahaan atau usaha juga dapat menjadi pihak yang berwenang untuk mengotorisasi bukti kas keluar. Namun, perlu diingat bahwa keputusan untuk melakukan pengeluaran uang harus didasarkan pada kebijakan perusahaan atau usaha yang telah ditetapkan sebelumnya.
Penggunaan Tanda Tangan Elektronik
Dalam era digitalisasi, penggunaan tanda tangan elektronik semakin umum digunakan dalam proses pengotorisasian bukti kas keluar. Dalam hal ini, manajer keuangan atau bendahara dapat menggunakan tanda tangan elektronik untuk mengotorisasi bukti kas keluar. Namun, penggunaan tanda tangan elektronik harus memenuhi standar keamanan yang telah ditetapkan.
Proses Pengotorisasian Bukti Kas Keluar
Proses pengotorisasian bukti kas keluar tergantung pada kebijakan perusahaan atau usaha. Namun, secara umum, proses pengotorisasian bukti kas keluar meliputi beberapa tahap, yaitu:
Tahap 1: Permintaan Pengeluaran Uang
Tahap pertama adalah permintaan pengeluaran uang yang diajukan oleh karyawan atau pihak yang berkepentingan. Permintaan pengeluaran uang harus dilengkapi dengan informasi yang lengkap dan jelas, seperti tujuan pengeluaran uang, jumlah uang yang diperlukan, dan dokumen pendukung lainnya.
Tahap 2: Validasi Permintaan Pengeluaran Uang
Tahap kedua adalah validasi permintaan pengeluaran uang oleh bendahara atau kepala bagian terkait. Validasi dilakukan untuk memastikan bahwa permintaan pengeluaran uang sesuai dengan kebijakan perusahaan atau usaha dan tidak melanggar aturan yang berlaku.
Tahap 3: Pengotorisasian Bukti Kas Keluar
Tahap ketiga adalah pengotorisasian bukti kas keluar oleh manajer keuangan atau pimpinan perusahaan. Pengotorisasian dilakukan setelah permintaan pengeluaran uang telah divalidasi dan dianggap sesuai dengan kebijakan perusahaan atau usaha.
Tahap 4: Pengisian Bukti Kas Keluar
Tahap keempat adalah pengisian bukti kas keluar oleh bendahara atau karyawan yang terkait. Bukti kas keluar harus diisi dengan lengkap dan benar, termasuk informasi mengenai pengeluaran uang, nomor rekening bank, dan tanda tangan elektronik jika digunakan.
Tahap 5: Pemeriksaan Bukti Kas Keluar
Tahap kelima adalah pemeriksaan bukti kas keluar oleh manajer keuangan atau bendahara. Pemeriksaan dilakukan untuk memastikan bahwa bukti kas keluar telah diisi dengan lengkap dan benar serta telah mengikuti prosedur yang telah ditetapkan.
Tahap 6: Pencatatan Bukti Kas Keluar
Tahap terakhir adalah pencatatan bukti kas keluar ke dalam buku kas atau sistem akuntansi yang digunakan oleh perusahaan atau usaha. Pencatatan harus dilakukan dengan teliti dan sesuai dengan aturan yang berlaku.
Kesimpulan
Pihak yang berwenang untuk mengotorisasi bukti kas keluar adalah manajer keuangan, bendahara, kepala bagian, dan pimpinan perusahaan. Proses pengotorisasian bukti kas keluar meliputi beberapa tahap, yaitu permintaan pengeluaran uang, validasi permintaan pengeluaran uang, pengotorisasian bukti kas keluar, pengisian bukti kas keluar, pemeriksaan bukti kas keluar, dan pencatatan bukti kas keluar. Dengan adanya bukti kas keluar yang terotorisasi dengan benar, perusahaan atau usaha dapat memantau dan mengendalikan pengeluaran uang yang dilakukan oleh karyawan atau pihak lain yang berkepentingan.